ضبط مکالمات در سیستم تلفن ویپ

سیستم های ضبط مکالمات در حال تبدیل شدن به بخش  ضروری و مهم کسب و کار ها هستند. قوانین موجود ، مؤسسه های مالی را مجبور می کنند تا اطلاعات تجاری را قابل جستجو و پیگیری کنند. بسیاری از شرکت هایی که ارتباطی با مبحث مالی ندارند نیز برای محافظت از خود و مشتریان ، تماس های خود را ضبط می کنند.

جهت ضبط مکالمات VoIP سه روش اصلی وجود دارد. روش اول  نصب و راه اندازی ویپ و مرکز تلفن voip میباشد ک سایر شرکت ها ارائه می دهند.

فعال سازی ضبط مکالمات به چند روش صورت می گیرد. می توان تماس ها را به صورت تکی ضبط کرد. برای این منظور قبل از شروع مکالمه و یا در حین شروع مکالمه فعال می شود. این کار معمولأ با شماره گیری کلید ستاره و یک شماره خاص انجام می گیرد. به همین روش نیز می توان ضبط مکالمه را متوقف کرد.

روش دیگر استفاده از تکنیک ” نگاه به عقب (Look Back) ” است. در این روش حتی اگر به صورت دستی ضبط مکالمات فعال شده باشد باز هم تمام مکالمات ضبط می شوند. این روش در مواقعی که نمی دانید ممکن است مکالمه مهمی داشته باشید ، بسیار مهم است.

زمانی که مکالمات ضبط شدند ، باید امکان پخش آن ها وجود داشته باشد. تماس های ضبط شده میتوانند  می توانند با فرمت های مختلف ضبط شده و یا به راحتی به فرمت های مختلف تبدیل شوند. البته در بیشتر سیستم های ضبط مکالمات فایل ها با فرمت wav ذخیره می شوند و در صورت لزوم به سایر فرمت ها تبدیل می شوند. همچنین مانند فایل های موزیک امکان ضمیمه کردن اطلاعات مهم به فایل ها وجود دارد و بعضی از اطلاعات مانند شماره تماس و زمان تماس به صورت خودکار ضمیمه می شوند.

انواع ضبط مکالمات در ویپ

روش اول: استفاده از خدمات ویپ

در این روش سیستم های اصلی ارائه دهنده VoIP در محل شرکت ارائه دهنده خدمات ، مستقر است و شما از طریق شبکه وب به آن شرکت متصل می شوید. در نتیجه تجهیزات ضبط مکالمه نیز در آن شرکت قرار دارند.دستگاه ضبط مکالمات و سرور های ضبط مکالمات همگی در محل آن شرکت قرار دارند. برخی از شرکت ها حدود یک گیگابایت فضا به صورت رایگان به مشتریان خود اختصاص می دهند. بقیه شرکت ها نیز فقط در صورت پرداخت هزینه ، مکالمات شما را ضبط می کنند.

روش دوم: نرم افزار ضبط مکالمه

در سیستم های مبتنی بر نرم افزار ، نرم افزار ضبط مکالمات روی کامپیوتر و یا سرور خودتان نصب می شود. این نرم افزار ها نه تنها می توانند تماس های شما را ضبط کنند بلکه می توانند تماس هایی که از طریق نرم افزار هایی مانند اسکایپ ، گوگل تاک ، گوگل هنگ اوت و غیره انجام می شوند را نیز ضبط کنند. این نرم افزار ها هر صدایی را که از کارت صوتی کامپیوتر شما عبور کند را ضبط می کنند.

روش سوم: سخت افزار ضبط مکالمه

در سیستم های مبتنی بر سخت افزار ، یک دستگاه که معمولأ قابلیت نصب در رک (Rack Mount) را دارد در مسیر تجهیزات VoIP نصب می شود. این دستگاه از طریق کابل شبکه به دیگر تجهیزات موجود وصل می شود. کاری که این دستگاه انجام می دهد ” گوش دادن به پورت ” است. به این معنی که به داده هایی که از یک پورت خاص در شبکه عبور می کنند دسترسی پیدا کرده و آن ها را ذخیره می کند. به دلایل امنیتی در فایروال ها ، تماس های VoIP فقط از طریق یک پورت انتقال داده می شوند. بنابراین دستگاه ضبط مکالمات پورت مخصوص VoIP را گوش داده و اطلاعهاتی که از آن عبور می کند را ذخیره می کند.

مزایای ضبط مکالمات در ویپ

• باعث ایجاد مکالماتی آگاهانه و حرفه ای می شود.

زمانی که شرکت با مشتریان تماس می گیرد در ابتدا مشتری را از این موضوع آگاه می سازد که تمام مکالمات آن ها ضبط می شود. با این کار مشتری و کارشناس از گفتن جملات توهین آمیز یا غیر حرفه ای خودداری خواهند کرد. در نتیجه مکالمه به طور حرفه ای و موفق پیش خواهد رفت.

• ذخیره مکالمات در دیتا

تمام مکالمات تلفنی در یک بانک اطلاعاتی ذخیره می شوند. این قابلیت سبب می شود که مدیران در هر زمان یا مکانی هستند با گوشی همراه خود یا با استفاده از لپ تاپ یا کامپیوتر به آن ها دسترسی داشته باشند.

• امکان پخش مکالمات به طور زنده برای مدیران 

نرم افزار ویپ این امکان را برای مدیران فراهم کرده تا بتوانند مکالمات مورد نظر را به طور آنلاین گوش دهند و در صورت لزوم به آن ها تذکرات لازم را در آن لحظه بدهند.

دیگر نگران فراموش کردن محتوای مکالمه نباشید.

ممکن است پس از مدتی کارشناسان محتوای مکالمات تلفنی خود را با مشتریان فراموش کنند و بر اثر این موضوع مشتری را از دست بدهند. اما با مجهز بودن شرکت به نرم افزار ضبط مکالمات دیگر نگران این موضوع نباشید.

سیستم های ضبط مکالمات در حال تبدیل شدن به بخش جدایی ناپذیر و ضروری کسب و کارها هستند. قوانین موجود موسسه های مالی را مجبور می کنند تا اطلاعات تجاری خود را قابل جستجو و پیگیری کنند. بسیاری از شرکت هایی که ارتباطی با مبحث مالی ندارند نیز برای محافظت از خود و مشتریان خود تماس های خود را ضبط می کنند. جهت ضبط مکالمات VOIP سه روش عمده وجود دارد. روش اول استفاده از خدمات VOIP است که سایر شرکت ها ارائه می دهند. روش دوم استفاده از سیستم  ضبط مکالمات است که روی یک کامپیوتر نصب شده و مکالمات را ضبط می کند و روش سوم استفاده از دستگاه ضبط مکالمات است که در مسیر خطوط VOIP قرار گرفته و تمامی اطلاعات VOIP را ذخیره می کنند.

فعالسازی ضبط مکالمات

فعال سازی ضبط مکالمات به چند روش انجام می شود. تماس ها را می توان به صورت تکی ضبط کرد. برای این کار در قبل از شروع مکالمه و یا در حین شروع مکالمه ضبط مکالمه فعال می شود. اینکار معمولا با شماره گیری کلید ستاره و یک شماره خاص انجام می گیرد. به همین طریق می توان ضبط مکالمه را متوقف نیز کرد. روش دیگر استفاده از تکنیک “نگاه به عقب (Look Back)” است. در این روش حتی اگر به صورت دستی ضبط مکالمات فعال نشده باشد  باز هم تمام مکالمات ضبط می شوند. این روش در مواقعی که نمی دایند ممکن است مکالمه مهمی داشته باشید بسیار مهم است.شرکت ها به دلایل مختلفی تماس های خود را ضبط می کنند. بانک ها و موسسات مالی قوانین سفت و سختی دارند و باید تمامی تراکنش ها بعلاوه تماس هایی که منجر به تراکنش می شوند را ضبط کنند.

یک گیگابایت حافظه بیش از 35 ساعت تماس را می تواند در خود ذخیره کند. این عدد برای یک نفر شاید زیاد به نظر برسد، اما در صورتی که یک شرکت 35 نفر نیرو در بخش مرکز تماس (Call Center) خود داشته باشد، به ازای هر نفر یک ساعت تماس را می تواند ذخیره کند. خوشبختانه فضای ذخیره سازی امروزه بسیار ارزان است.